כיצד תוכנת אירועים יכולה להועיל לנציגים שלך

תוכנה לניהול אירועים יכולה להיות כלי פנטסטי למתכנני אירועים – לעזור להם לנהל אירועים מוצלחים ויעילים יותר. אבל יש יתרונות נוספים, מלבד החיסכון בזמן ובעלויות; הנציגים לרוב ייהנו ישירות מהשתתפות באירועים המנוהלים באמצעות תוכנת אירועים.

שילוב אתרים: תוכנה לניהול אירועים מאפשרת לך לפרסם ולקדם את האירוע שלך באתר האינטרנט שלך. כאשר 8 מתוך 10 אנשים חוקרים אירועים מקוונים, חיוני שנציגים פוטנציאליים יוכלו למצוא מידע שהם צריכים באתרי אינטרנט. כאשר הפתרון משולב באתר הארגוני, המשמעות היא שניתן לקדם מידע בנוגע לאירוע באותו 'מראה ותחושה' ובאותו תחום, תוך מתן תחושת אמון לנציג.

הרשמה אונליין: ברגע שהנציג הפוטנציאלי מצא אירוע באינטרנט, מתן אפשרות להירשם באינטרנט הוא יתרון גדול. אנשים רגילים יותר ויותר להיות מסוגלים לבצע פעילויות ועסקאות באינטרנט ולתת להם להירשם שם ואז זה לא רק נוח לנציגים, אלא גם יגדיל את שיעורי הרישום.

מתן אפשרות לנציגים להירשם באופן מקוון גם מפחית שגיאות בכל הנוגע לפרטי הנציג – יש סיכוי גבוה יותר שדברים כמו שם, כתובת ופרטי קשר יוזנו בצורה נכונה אם הנציג עצמו יספק אותם. זה מפחית בעיות בהמשך הדרך.

תשלום אונליין: כפי שהמשרד הבריטי לסטטיסטיקה לאומית (ONS) הצהיר ביולי 2010: "למסחר אלקטרוני יש השפעה עצומה על הדרך בה אנו עושים עסקים. זה יכול להוביל לצמיחה דרמטית בסחר, להגדיל שווקים, לשפר את היעילות והאפקטיביות ויכול לשנות תהליכים עסקיים". אז היתרונות בלקיחת תשלומים מקוונים ברורים – הן למחזיקי האירוע והן לנציגים. עבור נציגים, תשלום מקוון הוא דרך מהירה וקלה להבטיח את מיקומם באירוע. תוכנת אירועים מציעה מתקן המאפשר לנציגים לבחור את שיטת התשלום המועדפת עליהם באמצעות מגוון מנועי תשלום מקוונים מובילים, כגון Worldpay, Protix, Google Pay, Paypal וכו', באמצעות אתר מאובטח. שימוש בתוכנת אירועים גם יספק רמת אמון לנציגים, שכן היא לא תרשום או תשמור כל פרטי תשלום רגישים.

עבור מנהל האירוע, לקיחת תשלומים באינטרנט מפחיתה את עבודת הנייר ועוזרת לשפר את תזרים המזומנים. זה מבטל כל איחור בתשלומים ומצמצם את הניהול מכיוון שאין צורך ליצור ולשלוח חשבוניות ומסמכים אחרים באופן ידני. לאחר לקיחת תשלום מקוון, התוכנה יכולה לעדכן אוטומטית את מערכת הכספים ולהנפיק קבלה לנציג.

תקשורת משופרת: תוכנת אירועים תגיע עם שיטות תקשורת שונות בהן יכולים מתכנני אירועים ליצור קשר עם הנציגים. בנקודת ההרשמה, הנציגים יכולים לבחור את השיטה שהכי מעדיפים שיצרו איתם קשר; דואר אלקטרוני, פוסט, טלפון, SMS, מדיה חברתית וכו'. פתרונות תוכנה לניהול אירועים באיכות טובה יגיעו עם כלי תקשורת משולבים במלואם כדי לאפשר שימוש במגוון אפשרויות:

  • אימייל: כלי אימייל משולבים פירושם שמנהלי אירועים יכולים לשלוח מיילים ממוקדים לקבוצות ספציפיות של נציגים. כלי האימייל הללו מאפשרים למנהלי אירועים לפצל נציגים לקבוצות על סמך קריטריונים שונים כך שהתקשורת תהיה ממוקדת ככל האפשר. כלי דיווח מלאים מבטיחים שתוכל לעקוב אחר פתיחת דוא"ל, קליקים ושיעור ההצלחה הכולל
  • SMS: מתכננים יכולים להשתמש בתוכנת ניהול האירועים שלהם כדי לשלוח הודעות טקסט לנציגים, בקלות וביעילות. אם זו שיטת התקשורת הנבחרת של נציגים, ניתן לנהל זאת ולעקוב אחר זה בקלות באמצעות התוכנה
  • מדיה חברתית: ניתן לשלב תוכנת אירועים עם שורה של רשתות מדיה חברתית. ניהול חשבון הפייסבוק, הטוויטר והלינקדאין שלך מפלטפורמה מרכזית אחת מקל על תקשורת עם נציגים – שומר אותם מעודכנים באופן מיידי בכל החדשות והעדכונים של האירועים.

פחות שגיאות: ניהול אירוע באמצעות תוכנת אירועים מפחית בהרבה את הסיכוי שיתרחשו שגיאות ביום. תוכנת אירועים תכלול 'Resource Module' או משהו דומה שיעזור לכם לעקוב אחר כל המרכיבים של אירוע – החל מהספקים, מספרי נציגים, הדפסת תגים, פרזנטורים ועוד. רבים מהאלמנטים שבעבר היו ידניים וצורכים זמן יכולים להיות אוטומטיים באמצעות התוכנה – פעילויות כמו הדפסת תגי נציג. למרות שחלק קטן מאירוע, אם מגיע נציג ואין תג מודפס עבורו, זה יכול לגרום לבעיות גם לנציג וגם לך. קיום אירוע חלק יגדיל את שביעות הרצון של הנציגים ויגרום לרמה משופרת של משוב ונוכחות חוזרת.

ניהול ספקים: רוב האירועים יעבדו עם ספקים בשלב מסוים – בין אם זה המקום, הקייטרינג, ההובלה או ייצור החומר. חשוב שהספקים ינוהלו בצורה הדוקה ושהתקשורת בין הנציגים, מנהלי האירועים והספקים תהיה חלקה. לדוגמה, במהלך תהליך ההרשמה, הנציגים יכולים לציין אם יש להם דרישות תזונתיות כלשהן. באמצעות תוכנת האירועים, ספקי קייטרינג יכולים לקבל כניסה משלהם, המעניקים להם גישה ישירה לכל מספרי הנציגים ולכל הדרישות התזונתיות שלהם. ביטול מנהל האירועים משלב זה אינו מפנה את מנהל האירועים להתמקד במשימות פרודוקטיביות יותר, אלא גם מפחית את הסיכון לטעויות כאשר התקשורת מועברת לאורך הקו.

גישה לנתונים: ניתן לארח תוכנת אירועים אונליין, כלומר ניתן לקבל גישה לכל המידע הנוגע לאירוע בכל זמן ומכל מקום (נדרשת גישה לאינטרנט). ביום האירוע, אם ישנן בעיות או בעיות, תוכלו לפתור אותן בקלות, שכן הן יכולות לגשת לכל הנתונים הקשורים לאירוע.

השקעה בתוכנת ניהול אירועים היא דרך יעילה לניהול אירועים מקצועיים ומוצלחים, שבה גם אתה וגם הנציגים שלך יכולים להפיק תועלת משיפור התקשורת ומחווית אירועים משופרת.



Source by Sarah Beale

You may also like...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.