כלי תוכנה לניהול אירועים לניהול ותכנון אירועים

סקר שנערך לאחרונה על ידי ספקית מובילה של תוכנות לניהול אירועים שאל מנהלי אירועים בבריטניה מהו הכלי המועדף עליהם לניהול ותכנון האירועים שלהם. הכלי הנפוץ ביותר ללא ספק היה תוכנת ניהול אירועים עם 67% מהקולות. במקום השני והשלישי הגיעו גיליונות אלקטרוניים ו'אחר' בהתאמה.

גיליונות אלקטרוניים הם דרך בדוקה ובדוקה לניהול אירועים – הם יכולים לעקוב אחר תקציבים, לנטר משאבים ויכולים להוות דרך יעילה ליצירה וניהול של רשימות. היתרון העיקרי של גיליונות אלקטרוניים ככלי לניהול אירועים הוא העלות הנמוכה הקשורה אליהם. לרוב מנהלי האירועים יש גישה לגיליונות אלקטרוניים והם פורמט מסמכים מקובל.

עם זאת, יש מספר רב של חסרונות אם מנהלי אירועים מחליטים להשתמש בגיליונות אלקטרוניים ככלי העיקרי שלהם לניהול אירועים. בעיות נפוצות כוללות:

יעילות ירודה: שימוש בגיליונות אלקטרוניים אינו שיטה יעילה במיוחד לניהול כל ההיבטים של אירוע. סביר להניח שמנהלי אירועים ישתמשו בגיליונות אלקטרוניים רבים ושונים, כולם עם עשרות כרטיסיות, המכילות כמות עצומה של נתונים. ניהול כל הנתונים הללו בתוך גיליונות אלקטרוניים יכול להיות מבלבל עבור גורם חיצוני, ולגזול זמן עבור כל המשתמשים.

נתונים אבדו: גיליונות אלקטרוניים בטוחים רק כמו השרת/מערכת שהם יושבים עליו. אם הם נשמרים על הכונן הקשיח של המחשב, קיים סיכון שכל הנתונים יאבדו אם יקרה משהו למחשב או לפטופ זה. גיליונות אלקטרוניים גם מועדים להקפאה/להתעכב, אלא אם מנהל האירוע מורגל לשמור על בסיס קבוע, קיים סיכון גבוה שהנתונים והעבודה יאבדו.

בעיה בשמירה על עדכניות הנתונים: לאירועים רבים יש מספר מנהלי אירועים, כולם משתמשים באותם גיליונות אלקטרוניים כדי לארגן ולתכנן אזורים שונים. בעיות מתעוררות כאשר מנהלים מעדכנים גיליונות אלקטרוניים מבלי ליידע את מנהלי האירועים האחרים שהגיליון האלקטרוני השתנה. אם מנהלי אירועים לוקחים עותק של הגיליון האלקטרוני הראשי ועובדים עליו, המאסטר הופך במהרה לא מעודכן. ישנן גם בעיות כאשר יותר ממנהל אירועים אחד צריך לגשת לגיליון האלקטרוני בו-זמנית. ניתן לפתוח רק עותק אחד שניתן לעריכה, מה שגורם לאחרים להיות 'לקריאה בלבד' – הסרת היכולת לבצע עדכונים.

קשה ליצור דוחות למדידת הצלחה: חלק מרכזי בניהול אירועים הוא היכולת לנתח את הצלחת האירוע. חיוני להיות בעל יכולת להבין מה הופך אירוע מסוים למצליח ומה צריך למדוד כדי לנתח את ביצועי האירוע. שימוש בגיליונות אלקטרוניים הופך זאת למשימה קשה. למרות שיצירת גרפים ותרשימים יכולה להיות קלה בגיליונות אלקטרוניים, האיחוד והמיון של הנתונים יכולים להיות משימה מאוד מסובכת וגוזלת זמן. לעתים קרובות למדי, כאשר משתמשים בגיליונות אלקטרוניים, הפעילות של מדידת ביצועי האירוע נשכחת או נפסלת.

חוסר מידע ניהולי: בדומה לקושי ביצירת דוחות לניתוח ביצועים, יש גם חוסר במידע ניהולי באופן כללי. לחברות שמארגנות אירועים רבים בשנה חשוב שתהיה להם תמונה ברורה של האירועים הללו בכללותם; הבנת מספרי נציגים, תקציבים ו-KPIs אחרים בכל האירועים יכולה לעזור לעצב את אסטרטגיית האירועים בעתיד.

בעיות אלו יוצרות יותר מדי בעיות עבור ארגונים עם אירועים רבים לתכנן. מסיבה זו, מנהלי אירועים רבים פונים כעת לתוכנה מקצועית לניהול אירועים כדי לסייע בניהול האירועים שלהם. פתרונות התוכנה הללו תוכננו במיוחד עבור תעשיית ניהול האירועים ומכילים מגוון של תכונות מקיפות אך קלות לשימוש. תכונות נפוצות כוללות:

· שילוב אתרים: אינטגרציה חלקה עם האתר שלך מעניקה לנציגים מסע חלק ובטוח יותר ומבטיחה שתישאר במסגרת הנחיות המותג הארגוני שלך

· הרשמה אונליין: יצירת טפסי הזמנה מקוונים הניתנים להתאמה אישית מלאה באתר האינטרנט שלך, תוך לכידת המידע הרלוונטי ביותר מהנציגים שלך

· עיבוד תשלום מקוון: אפשר לנציגים שלך לשלם באינטרנט בסביבה בטוחה ומאובטחת

· ניהול הזמנות: ודא שאתה מכוון לנציגים הפוטנציאליים הנכונים עם כלי משולב לניהול הזמנות

· שיווק בדוא"ל: כלי שיווקי דוא"ל רב עוצמה, משולב ומתפקד במלואו לשליחת מסעות פרסום בדוא"ל ממוקדים מאוד לנציגים וללקוחות פוטנציאליים

· הפקת תגים: חסוך זמן על ידי הפקת תגים מותאמים אישית במהירות וביעילות

· ניהול משאבים: פשוט נהל את כל המשאבים שלך באמצעות לוח שנה מקיף

· דיווח וניתוח משולבים: ודא שאתה יכול לקבוע את החזר ה-ROI האמיתי של האירועים שלך באמצעות חבילת דיווח וניתוח רבת עוצמה – במהירות ובפשטות לעומק לנתוני האירועים תוך שניות

· סקר אירועים: צור סקרים משולבים, הניתנים להתאמה אישית ואוטומטיים לניהול משוב יעיל.

לכלי תוכנה לניהול אירועים יש גם את היתרון של שיטות פריסה מרובות. חברות רבות בוחרות באפשרויות כגון תוכנה כשירות (SaaS) או אירוח כדי להפחית עלויות ומעורבות IT פנימית. לחילופין חברות עדיין יכולות לרכוש את המערכות על הסף, אך עדיין להרוויח את היתרונות בתמיכה מתמשכת לטווח ארוך.



Source by Sarah Beale

You may also like...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.