AdvisorVault עושה אוטומציה של 17a-4 ארכיון עבור חברות FINRA קטנות

שמתי לב לאחרונה שבקשת הרשומות האלקטרוניות 17a-4 גורמת לבעיות רציניות עבור חברות FINRA קטנות. במיוחד, כאשר הם מתבקשים עבור ערכת נתונים לדוגמה שיכולה לנוע בין מסמכי Word לרשומות סרוקות, מיילים, מסדי נתונים או אפילו מצב מערכות לשחזור מאסון. לאחר מכן על המשרד להיכנס לארכיון 17a-4 שלהם, להוריד את הנתונים הללו לדיסק ולמסור אותם לרגולטור במקום. הבעיה היא שהרשומות האלקטרוניות של חברות רבות מפוזרות כעת עד כדי כך שלעתים קרובות מופיעים פערים בארכיון שלהן או נתונים מסוימים פשוט לא נכללים מכיוון שמחלקת הטכנולוגיה מבצעת שינויים כגון הוספת עובדים חדשים מבלי לדעת תאימות.

לכן, לפני שהצבתי את פתרון AdvisorVault 17a-4 Remote Data Archiving במקום כחלק מהחובות שלנו לחלק שלישי (D3P) הייעודי של FINRA, אני לוקח את הזמן כדי להראות לחברות כמה טריקים שיעזרו להן להפוך את הארכיון של רשומות אלקטרוניות לסגירה. הפערים הללו.

ריכוז נתונים בארכיון 17a-4:

כשמדובר בהשגת כלל 17a-4 של SEC, חשוב להבין את היסודות של הצפוי. למרות כל הבלבול סביב תאימות נתונים כיום, חברות FINRA פשוט צריכות להשיג שלושה דברים: (1) ארכיון נתונים הקשורים לספרים ורשומות, מיילים ומערכות לשחזור מאסון, (2) לאחסן את הארכיון הזה אצל צד שלישי ייעודי למשך שבע שנים וכן, (3) לוודא שניתן להעמיד נתונים אלו לרשות הרגולטורים במהלך ביקורת. ביצוע שלושת הדברים האלה יפתור 90 אחוז מדאגות הציות לנתונים של החברה, השאר הוא פשוט נהלים ותיעוד של האמור לעיל.

ראשית, חברות צריכות לרכז את הספרים והרשומות שלהן לפני שהן מאחסנות אותן בארכיון עם FINRA D3P שלהן. לדוגמה, בעת שימוש באחסון בענן כגון Dropbox, OneDrive או Google Drive, העצה שלי היא להשתמש באפשרות תיקיית הסנכרון כשמירה כברירת מחדל עבור כל הרשומים. אפשרות זו, הכלולה בכל מוצרי האחסון בענן, מציבה בכל מחשב תיקיה מקומית המשמשת לשמירת רשומות אלקטרוניות שנוצרו על ידי כל אדם בחברה אשר נשמרות באותה תיקיית ענן. על ידי כך, כל הנתונים עבור שימור 17a-4 מאוחסנים באופן מרכזי, אשר AdvisorVault יכול בקלות להפוך לתואם בשלב אחד.

יתר על כן, ניתן להשתמש בתיקיית סנכרון זו כדי לאחד את האחסון של נתונים חשובים אחרים שיש לאחסן בארכיון לצד השלישי המיועד עבור 17a-4. כמו רשומות אלקטרוניות סרוקות, גיבויים של מסדי נתונים של לקוחות או ייצוא מה-CRM, ובו בזמן לעזור לחברות ליצור משרד ללא נייר תואם באמת עם גישה לרשומות אלקטרוניות לכל אחד, מכל מקום. בעוד בסופו של דבר, לשמור על קציני הציות ורואי החשבון מרוצים.

כדי להפוך ארכיון דוא"ל לאוטומטי לשמירה ופיקוח על רשומות 17a-4, אני מציע להשתמש באירוח דוא"ל בענן מ-Office 356 או Gmail, אך עם תכונת הרישום מופעלת. רישום יומן מעביר אוטומטית את כל הודעות הדוא"ל הנכנסות והיוצאות מספק הענן ל-AdvisorVault, אשר לאחר מכן נשמרות למשך שבע שנים בפורמט המקורי שלהן; שני הדברים הקריטיים שהרגולטורים רוצים לראות. יתר על כן, אם מתווספים חשבונות חדשים באימייל, רישום יומן לוכד אותם באופן אוטומטי בזמן אמת, ללא צורך בציות או בתמיכה טכנית כדי להוסיף אותם ידנית לארכיון 17a-4 שלהם.

לבסוף, כדי לבצע אוטומציה של התאוששות מאסון כחלק מדרישות תכנון המשכיות עסקית של FINRA, AdvisorVault כוללת את ShadowProtect לתזמן עותקי תמונה מלאים של שרתים פיזיים או וירטואליים של לקוחות. תמונות אלו מועברות לאחר מכן לאחסון המרוחק 17a-4 שלנו בכל פעם שהן נוצרות. המפתח כאן להתאוששות מאסון הוא שניתן לאתחל כל גרסה של תמונת שרת או להפעיל ישירות מהענן שלנו לגישה מיידית. זה בתורו עוזר לעסקים למזער את זמן ההשבתה מכיוון שהשרתים הפיזיים שלהם לא יהיו פתוחים בזמן אסון. כאמצעי נוסף, ShadowProtect מאפשר שחזור פרטני של קבצים בודדים או מסד נתונים במידת הצורך במהלך השחזור.

סיכום:

חברות קטנות של FINRA נתקלות בבעיות היום עם בקשת הרשומות האלקטרוניות של 17a-4 מכיוון שלעתים קרובות מופיעים פערים בתהליך ארכיון הנתונים שלהם 17a-4. הפתרון הוא לרכז נתונים לפני הארכיון שלהם על ידי שימוש באפשרות סנכרון ענן, יומן ו-ShadowProtect כך של-D3P שלהם יהיה אזור אחד לארכיון ושמירת נתונים כנדרש על פי כלל 17a-4, בסופו של דבר קצין הציות יוכל הורידו כל דבר שהרגולטור מבקש כשהם מגיעים לבקשת הרשומות האלקטרוניות הרגילות.

מידע על AdvisorVault:

AdvisorVault, המיועדת לחברות קטנות, היא ספקית הצד השלישי המיועדת של FINRA היחידה (D3P) שיצרה פתרון מלא לארכיון נתונים 17a-4. תמורת תשלום חודשי קבוע אחד, אנו מבטיחים גיבוי, שמירה ופיקוח מרחוק של כל הרשומות האלקטרוניות עבור 17a-4 עם התאוששות מלאה מאסון כחלק מדרישות תכנון ההמשכיות העסקית. פתרון תאימות מלא וסוהר – מחוץ לקופסה.

כדי לבקש הדגמה של פתרון AdvisorVault, לחץ על הקישור למטה:

http://www.advisorvault.org/free-trial-offer

איש קשר של AdvisorVault:

[email protected]

ישיר: 416-985-0310

שיחת חינם 1-866-732-1407 ex 1



Source by Allan Lonz

You may also like...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.